Pravidla obchodní korespondence

Obchodní korespondence má svá pravidla a ty by měl znát každý, kdo ve firmě připravuje dokumenty. Nejdůležitější je samozřejmě dobrá znalost českého jazyka a úprava textu. Jak ale napsat písemnost tak, aby působila profesionálně a zároveň přehledně? Jaká jsou pravidla obchodní korespondence?

Obchodní korespondence

Obchodní korespondence zahrnuje veškerou písemnou komunikaci, která je používaná v rámci obchodních styků s obchodními partnery. Patří sem však i interní komunikace ve firmě nebo společnosti, která se zabývá prodejem nebo nákupem zboží či služeb.

Změny v obchodní korespondenci

Od letošního roku vstupuje v platnost norma ČSN 01 6910 Úprava dokumentů zpracovaných textovými procesory, která obsahuje vše důležité týkající se obchodní a úřední korespondence. Věnuje se také úpravě e-mailů, textů, tabulek, psaní zkratek, čísel, kalendářních dat nebo časových údajů. To vše je vytvořeno v souladu s dnešní jazykovou praxí. Ta je sice v dnešní době volnější, ale díky tomu i přijatelnější pro širší okruh lidí.

Jak tedy psát?

Při psaní dopisu, či jiného dokumentu, je třeba mít na paměti, co vlastně chcete příjemci sdělit a promyslet text tohoto sdělení. K tomu musíte mít co nejvíce podklad, abyste mohli předat veškeré informace.  Text stylizujte tak, aby mu příjemce dobře rozuměl, předejdete tak komunikačním šumům.

Volte raději kratší věty a souvětí. Nepoužívejte mnoho cizích slov a odborných výrazů, u kterých je předpoklad, že je příjemce nezná.  Každá firma by měla nastavit svůj vlastní druh písma, jeho velikost, mezery, zpracování odstavců nebo číslování. Působí velice zmatečně, pokud je každý dokument od jedné společnosti proveden v jiném stylu.

Text bez pravopisných chyb

Pravopisné chyby, nespisovné výrazy, či dokonce vulgarismy by se v obchodní korespondenci neměly objevovat. Pokud si nejste některým výrazem jisti, je dobré mít při ruce Pravidla českého pravopisu.

Jaká jsou tedy nejdůležitější pravidla při psaní úředních dopisů?

• Datum – pokud není dopisní papír předtištěný, datum se píše od levé svislice nebo vpravo

• Místo odeslání a jeho pád – používá se v 1. pádě, např.: Brno 21. 06. 2007
• ,,Věc“ – dříve používané slovo Věc v názvu dopisu se dnes již považuje za zastaralé a vypouští se! Název dokumentu by ale na dopise neměl chybět a to buď zvýrazněn tučně, nebo podtržen.
• Oslovení – dopis by měl začínat oslovením, a to v 5. Pádě, i přesto, že písemný styk probíhá s neznámou společností, kdy neznáte jméno adresáta. Může jít třeba o oslovení ,,Vážení“
• Odstavce – odstavce začínáme psát od levé svislice
• Mezery - mezi oslovením, jednotlivými odstavci i závěrečným pozdravem je nutné vkládat jeden volný řádek, jinak se samozřejmě používá jednoduché řádkování.

• Osobní a přivlastňovací zájmena – tvary těchto zájmen píšeme v obchodní korespondenci  vždy s velkým počátečním písmenem a je jedno, zda píšeme jednotlivci, několika osobám, nebo celému kolektivu. Velkým písmenem vyjadřujeme úctu a zdvořilost.
• Okraje – zleva i zprava je třeba zachovat okraje.
• Podpis – podpis lze umístit od levé svislice nebo vpravo a s ním případně i razítko
• Přílohy dopisu – pokud přikládáte k dopisu přílohy, je třeba udat počet pod zvýrazněný nadpis Přílohy. Nepíše se za ním dvojtečka a měl by být zvýrazněn stejným způsobem jako název dopisu.
• Upozornění na kopii – do levé svislice ( po vynechání dvou řádků za přílohami )je třeba napsat , že dopis byl v kopii zaslán ještě někomu jinému. Nadpis Na vědomí, Rozdělovník nebo Kopie rovněž zvýrazněte stejným způsobem jako název dokumentu. Pod nadpis Na vědomí( bez dvojtečky) se píše výčet adresátů.

Obchodní korespondence je reprezentativním obrázkem firmy, a proto je nutné, držet ji na vysoké úrovni. Pokud budou obchodní partneři a zákazníci spokojeni s formou komunikace, určitě se ke společnosti budou rádi vracet.

Líbil se Vám článek? Sdílejte jej s přáteli!

Jaké jsou vaše zkušenosti? Máte pocit, že jsme na něco zapomněli? Sdělte nám to v komentáři. Pokud si s nečím nevíte rady, zeptejte se.

Autor: Stanislava Štěpánová

Autorka žije v malém městě na Vysočině. Po vystudování sociální školy setrvala v oboru a několik let se věnovala práci se seniory a rodinami v nouzi. Nyní pečuje o čtyři děti, miluje přírodu, zpěv a hraje ochotnické divadlo. G+

[Nahoru ↑]

Čtěte také...

Jak motivovat zaměstnance a potěšit obchodní partnery a zákazníky?

Každý solidní zaměstnavatel se snaží motivovat své zaměstnance a zároveň potěšit klienty a obchodní partnery. V případě zaměstnanců jde zejména o různé finanční bonusy a další benefity. Obchodní partnery pak nejvíce zaujmou reklamní předměty. V tomto směru dnes máte široké možnosti.

Základní pravidla, jak hrát stolní tenis

Stolní tenis, ping-pong nebo také pinec, je velmi oblíbená hra, která se hraje na profesionální úrovni, ale také jen tak rekreačně. Pokud hrajete stolní tenis jen pro zábavu, není třeba žádné velké fyzické kondice a hrát ho může skoro každý. Víte, jaká jsou pravidla stolního tenisu?

Jak je to s tykáním a vykáním? Znáte dobře pravidla etikety?

Každý den jsme ve styku s lidmi. Ať už v práci, doma nebo jdeme třeba jenom do obchodu. S někým si vykáme, s někým tykáme. Potom ale nastane situace, kdy stojíme před rozhodnutím, zda dotyčného požádat o tykání, ale nevíme, jestli se to hodí. Víte tedy, kdy je dobré nabídnout tykání a kdy je lepší …

Jak napravit nevěru?

Nevěra je dnes nejčastější příčinou rozvodů a rozchodů. Mnoho manželských či partnerských dvojic ji dokáže překonat, jiní se ji naučí tolerovat, někdo zkrátka není schopen hodit za hlavu to velké zklamání a ztrátu důvěry. Jestliže vám ale stále není všechno úplně jedno a chcete o váš vztah bojovat,…

Vložit komentář